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Die Aufgaben und Herausforderungen der Gemeinden werden immer intensiver und komplexer – damit steigt auch der Kontrollbedarf. Während in Unternehmen interne Kontrollsysteme für die Gewährleistung von Risikomanagement längst üblich – teilweise sogar vorgeschrieben – sind, fehlt dies in den Gemeinden und vielen anderen öffentlichen Einrichtungen. Doch das soll sich nun ändern – zumindest in Niederösterreich.
„Wir werden als österreichweite Vorreiter das interne Kontrollsystem (IKS) in die Verwaltungsabläufe unserer Gemeinden einführen“, sagt VP-GVV-Präsident Alfred Riedl. IKS-Studie in NÖ erarbeitet Grundlage dafür bildet eine im Auftrag der Kommunalakademie NÖ von einem Expertenteam, bestehend aus Beyond Consulting GmbH, der NÖ Gemeinde Beratungs- & SteuerberatungsgesmbH (NÖGBG) sowie PwC, erarbeitete Studie, die die Möglichkeiten der Einführung Interner Kontrollsysteme in die Verwaltungsabläufe der Gemeinden untersucht und die erfolgreiche Implementierung aufgezeigt hat.
Die interne Kontrolle ist dabei ein in Arbeits- und Betriebsabläufe einer Organisation eingebetteter Prozess, der von Führungskräften und Mitarbeitern durchgeführt wird, um bestehende Risiken zu erfassen und zu steuern. Konkretes Ziel: Die Sicherstellung ordnungsgemäßer, wirtschaftlicher, effizienter, ethischer und wirksamer Abläufe, die Erfüllung der Rechenschaftspflicht, die Einhaltung der Gesetze und Vorschriften, sowie die Sicherung der Vermögenswerte vor Verlust, Missbrauch und Schaden. „IKS ist in der täglichen Arbeit in den Gemeinden ein sinnvolles Instrument, das Abläufe transparenter macht und gleichzeitig eine Art Frühwarnsystem darstellt. Damit können beispielsweise Risiken im Vorfeld identifiziert, Schwachstellen in den Verwaltungsabläufen der Organisation frühzeitig erkannt und das Kontrollbewusstsein bei den Mitarbeitern gesteigert werden,“ sagt Dr. Anna-Margaretha Sturm, Leiterin der Gemeindeabteilung des Landes.
Der konkrete Ablauf von IKS in den Gemeinden: Die Kontrollen erfolgen sowohl laufend während des Arbeitsablaufes, als auch nachträglich. Der Bürgermeister trägt die Verantwortung für die Einrichtung des IKS in seiner Gemeinde. Die Mitarbeiter führen die Kontrollen durch, der leitende Gemeindebedienstete konzipiert, dokumentiert und überwacht das IKS. IKS ergänzt somit bestehende Kontrolleinrichtungen durch Einbau und Dokumentation von Kontrollschritten bereits während des Arbeitsprozesses.Die Gemeinderevision prüft das Vorhandensein und die Details des IKS.
In vielen Unternehmen wird das IKS bereits seit Jahren praktiziert und ist mittlerweile aus dem täglichen Arbeitsleben nicht mehr wegzudenken. Aber auch einige öffentliche Organisationen wie der Magistrat der Stadt Wien, oder Gemeinden der Kantone Zürich und Luzern haben IKS bereits in ihre Verwaltung implementiert. „In Niederösterreich haben wir mit Hainfeld, Traisen, Atzenbrugg, Klosterneuburg und Markersdorf-Hainburg fünf Pilotgemeinden, die IKS derzeit durchführen und testen“, sagt SP-GVV-Chef Rupert Dworak. Ab Herbst startet ein Schulungsprogramm samt Handbuch der Kommunalakademie NÖ zum IKS für die Gemeinden.
„Die Gemeinden sind dann gerüstet und können individuell und auf freiwilliger Basis IKS einführen“, so Riedl und Dworak unisono. Die GVV-Präsidenten abschließend: „Das IKS ist für die Gemeinden eine wichtige Hilfestellung in der täglichen Arbeit. Wir wissen, dass wir sehr effizient, sparsam und wirtschaftlich arbeiten. Das IKS unterstützt uns nun, unsere Arbeit auch transparent und sicherer zu gestalten.
26.04.2012
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